xu tấ 85 Phân ph iố 30 V n chuy n vậ ể ề 75 Ki m tra nh pể ậ 10 Ti p nh nế ậ 74 Ki m tra xu tể ấ 5 Qu n lý khoả 74
Theo ý ki n trên thì công vi c mua s m là công vi c quan tr ng nh t c aế ệ ắ ệ ọ ấ ủ công tác qu n lý và cung ng v t t . V y thì trong công tác mua s m bao g mả ứ ậ ư ậ ắ ồ nh ng công vi c gì ?ữ ệ
ệ Ti n đ mua s m NVL:ế ộ ắ
Công vi c đ u tiên c a mua s m nguyên v t li u là l p ti n đ mua s m.ệ ầ ủ ắ ậ ệ ậ ế ộ ắ Vi cệ l p ti n đ mua s m ậ ế ộ ắ nguyên v t li u ph i đ m b o luôn luôn có đ y đ ch ngậ ệ ả ả ả ầ ủ ủ lo i, s lạ ố ượng và ch t lấ ượng v t t ph c v k p th i cho s n xu t. Ph i tính toánậ ư ụ ụ ị ờ ả ấ ả riêng t ng lo i nguyên v t li u v i s lừ ạ ậ ệ ớ ố ượng chính xác và th i gian giao nh n cờ ậ ụ th . K ho ch ti n đ cung c p ph i đ m b o s d ng h lý các phể ế ạ ế ộ ấ ả ả ả ử ụ ộ ương ti n v nệ ậ chuy n và kho tàng nh m gi m chi phí v n chuy n và chi phí b o qu n –l u kho,ể ằ ả ậ ể ả ả ư góp ph n nâng cao hi u qu s n xu t kinh doanh c a XN.ầ ệ ả ả ấ ủ
Riêng đ i v i XN X55 , trố ớ ước khi l p ti n đ cung c p nguyên v t li u thìậ ế ộ ấ ậ ệ các tài li u v s lệ ề ố ượng, ch ng lo i, v vi c ph i mua nh ng gì đã đủ ạ ề ệ ả ữ ược xét duy tệ đ y đ và đ a ra các ch tiêu k ho ch.ầ ủ ư ỉ ế ạ
Cùng v i các ch tiêu s n xu t và đ nh m c tiêu hao nguyên v t li u c a t ngớ ỉ ả ấ ị ứ ậ ệ ủ ừ lo i s n ph m ho c c a t ng công vi c, nh ng ch tiêu này s ch rõ s lạ ả ẩ ặ ủ ừ ệ ữ ỉ ẽ ỉ ố ượng c nầ mua là bao nhiêu. Trong quý IV năm 2003 k ho ch mua s m g c a XN nh sau:ế ạ ắ ỗ ủ ư
+ Xí nghi p c n 1000 mệ ầ 3 g x đ s n xu t. ỗ ẻ ể ả ấ
+ Hi n nay trong kho còn 535 mệ 3 và 300 m3 ch a x .ư ẻ + Đ nh m c tiêu hao g tròn cho 1mị ứ ỗ 3 g x là 1,6mỗ ẻ 3.
⇒ Nh v y lư ậ ượng g x còn l i trong kho là: 535 + 300/1,6 = 535 + 187 = 722 (mỗ ẻ ạ 3). Do đó lượng c n ph i mua là: 1000 – 722 = 278 (mầ ả 3).
Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL
Trích ra m t ph n s là ph n d tr b o hi m, nên lộ ầ ẽ ầ ự ữ ả ể ượng mua th c t c aự ế ủ XN s x p x 300mẽ ấ ỉ 3. V i các ớ nguyên v t li u khác cũng tính tậ ệ ượng t nh v y vàự ư ậ đ a ra m t b n k ho ch các ch tiêu c n mua s m trong kỳ.ư ộ ả ế ạ ỉ ầ ắ
K HO CH MUA V T T .Ế Ạ Ậ Ư
Đ N HÀNG: 50.03Ơ
s n ph m: chuông báo gi trong trả ẩ ờ ường h c.ọ
S lố ượng: 1000 cái. Stt NVL Quy cách ĐVT Nhu c uầ KH mua T nồ kho Ngày đ tặ hàng Ngày v dề ự ki nế 1 S t t m ắ ấ Kg 330 350 0 2/1 10/1 2 Nhôm lá 16AT* 1000* 2000 Kg 16,5 18 0 2/1 10/1 3 S n b oơ ả qu nả B t nhũộ b cạ Kg 5,5 2 5 7/1 14/1 4 Nh a cáchự đi nệ B ộ 1155 1148 152 14/1 17/1 5 Bulông- ecu M6*10 Bộ 1155 986 239 13/1 17/1 6 Mác dán T1*3 Cái 1122 1250 22/1 28/1 7 …
Ngoài ra , t các h p đ ng cung c p nguyên v t li u và các h p đ ng giaoừ ợ ồ ấ ậ ệ ợ ồ n p s n ph m cho khách hàng đã độ ả ẩ ược ký k t. T các h p đ ng này xác đ nh đế ừ ợ ồ ị ược ti n đ s n xu t và do đó xác đ nh đế ộ ả ấ ị ược th i h n mua s m nguyên v t li u.ờ ạ ắ ậ ệ
Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL
Xí nghi p cũng hi u r ng th trệ ể ằ ị ường là n i ch u nh hơ ị ả ưởng c a r t nhi uủ ấ ề y u t kinh t - chính tr - xã h i khác nhau cho nên nó thế ố ế ị ộ ường xuyên bi n đ ng vàế ộ t o ra nh ng khó khăn và thu n l i m i, t o ra s c ép c a bên bán s n ph m vàạ ữ ậ ợ ớ ạ ứ ủ ả ẩ mua nguyên v t li u. Đi u mà doanh nghi p không th không tính đ n và ph i cóậ ệ ề ệ ể ế ả sách lược thích h p đ đ i phó v i tình hình, có th ph i đi u ch nh c k ho chợ ể ố ớ ể ả ề ỉ ả ế ạ mua s m. Đi u này càng ch ng t quan tâm th t t t đ n vi c l p k ho ch muaắ ề ứ ỏ ậ ố ế ệ ậ ế ạ s m v t t , nguyên v t li u là đã g n đ t đắ ậ ư ậ ệ ầ ạ ược m c đích đ t ra.ụ ặ
Đ ho ch đ nh nhu c u nguyên v t li u sao cho h p lý Xí nghi p đã áp d ngể ạ ị ầ ậ ệ ợ ệ ụ k thu t MRP (Material Requyrement Planning). K thu t MRP là m t k thu tỹ ậ ỹ ậ ộ ỹ ậ ngược chi u quy trình công ngh đ tính nhu c u nguyên v t li u. Nó b t đ u tề ệ ể ầ ậ ệ ắ ầ ừ s lố ượng và th i h n yêu c u cho nh ng s n ph m cu i cùng đã đờ ạ ầ ữ ả ẩ ố ược xác đ nhị trong k ho ch ti n đ s n xu t chính. Thông tin mà MRP cung c p r t có íchế ạ ế ộ ả ấ ấ ấ trong vi c ho ch đ nh ti n đ vì nó xác đ nh nh ng u tiên tệ ạ ị ế ộ ị ữ ư ương đ i gi a các đ nố ữ ơ hàng n i b và đ n hàng mua s m bên ngoài.ộ ộ ơ ắ
Xí nghi p X55 đã áp d ng đệ ụ ược ph n nào k thu t MRP vì h n h t đây làầ ỹ ậ ơ ế XN v ch t o và l p ráp s n ph m tiêu chu n, nên vi c áp d ng k thu t MRP làề ế ạ ắ ả ẩ ẩ ệ ụ ỹ ậ r t c n thi t và đó g n nh là phấ ầ ế ầ ư ương pháp t i u. không nh ng mang l i hi uố ư ữ ạ ệ qu cho khâu ho ch đ nh mua s m nguyên v t li u mà còn tác đ ng tr c ti p đ nả ạ ị ắ ậ ệ ộ ự ế ế ti n đ s n xu t , tiét ki m chi phí, t n d ng h t kh năng đang có c a XN mình.ế ộ ả ấ ệ ậ ụ ế ả ủ Tuy không th đ t để ạ ược hi u qu 100% theo mô hình k thu t MRP, nh ng đây làệ ả ỹ ậ ư mô hình thích h p v i XN nh t.ợ ớ ấ
Ch ng minh c th nh t v mô hình k thu t MRP là đ n hàng 50.03, quaứ ụ ể ấ ề ỹ ậ ơ đ n hàng XN đã áp d ng m t cách có sáng t o mô hình k thu t MRP. T ti n đơ ụ ộ ạ ỹ ậ ừ ế ộ s n xu t, đi u ki n hi n th i và s li u t n kho mà b ph n mua s m đã l p ra kả ấ ề ệ ệ ờ ố ệ ồ ộ ậ ắ ậ ế ho ch mua s m NVL.ạ ắ
Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL
Mô hình k thu t MRP áp d ng trong XN X55.ỹ ậ ụ
Th c hi n mua s m nguyên v t li u.ự ệ ắ ậ ệ KHKD D báoự KHSX ĐK hi n th i ệ ờ Ktra s b ơ ộ năng l c SXự Ti n đế ộ s n xu tả ấ KH nhu c u NVLầ D li uự ệ k thu tỹ ậ S li u ố ệ t n kho ồ N c u NVL ầ mua ngoài N c u SX ầ n i b ộ ộ N c u ầ năng l c ự KH s n xu tả ấ chi ti tế Ki m soát ể các HĐSX Đ t hàng ặ Ph n h i t ả ồ ừ nhà cung c p ấ
Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL
Mua s m nguyên v t li u là khâu r t quan tr ng trong công tác qu n lý vàắ ậ ệ ấ ọ ả cung ng nguyên v t li u. Vì v y, ch n phứ ậ ệ ậ ọ ương pháp mua sao cho có hi u qu làệ ả m t y u t quy t đ nh. Trên th c t có nh ng phộ ế ố ế ị ự ế ữ ương pháp mua s m sau:ắ
+ Nhóm 1: Mua s m không thắ ường xuyên, s lố ượng ít, có giá tr b ng ti nị ằ ề nh .ỏ
+ Nhóm 2: Mua s m 1 l n ho c không thắ ầ ặ ường xuyên v i s lớ ố ượng l n.ớ
+ Nhóm 3: Mua s m v i kh i lắ ớ ố ượng l n, s d ng theo th i gian ho c mua ớ ử ụ ờ ặ ở nh ng v trí ph c t p.ữ ị ứ ạ
Riêng đ i v i Xí nghi p X55, trong công tác mua s m cũng có nh ng nétố ớ ệ ắ ữ riêng bi t, tuy không theo m t ekíp nh t đ nh nào song áp d ng trong t ng trệ ộ ấ ị ụ ừ ường h p c th c a Xí nghi p thì không nh ng không gây nh hu ng mà còn t o choợ ụ ể ủ ệ ữ ả ở ạ đ i ngũ đ m trách công tác này có đ c s linh ho t và thích ng nhanh v i s bi nộ ả ợ ự ạ ứ ớ ự ế đ i c a th trổ ủ ị ường. G n v i tình hình th c t c a Xí nghi p , ta xét t ng trắ ớ ự ế ủ ệ ừ ường h p c th :ợ ụ ể
* Đ i v i nhóm 1:ố ớ
Các chi phí đ t hàng có khi còn l n h n chi phí cho m t hàng, n u công tyặ ớ ơ ặ ế nào theo đu i chính sách đ t hàng nhóm này ph i n m rõ tình hình bi n đ ng c aổ ặ ả ắ ế ộ ủ th trị ường nguyên v t li u và t đó công ty có th xây d ng các chính sách choậ ệ ừ ể ự phép nhân viên mua hàng mua s m m t cách tr c ti p. Trong xí nghi p nhân viênắ ộ ự ế ệ đ m trách công tác mua s m nguyên v t li u và các h p đ ng mua bán là m t ph nả ắ ậ ệ ợ ồ ộ ầ c a ban k ho ch. T nh ng k ho ch s n xu t qua tính toán , d đoán đ đ a raủ ế ạ ừ ữ ế ạ ả ấ ự ể ư các ch tiêu cho k ho ch mua s m nguyên v t li u m t cách ch t ch .ỉ ế ạ ắ ậ ệ ộ ặ ẽ
Theo hình th c c a nhóm 1, c n ph i ho t đ ng h t s c linh ho t, nh y bénứ ủ ầ ả ạ ộ ế ứ ạ ạ đ tránh gây nh hể ả ưởng v th i gian đ n các k ho ch s n xu t khác. Xét v m tề ờ ế ế ạ ả ấ ề ặ nhân l c thì kh năng c a X55 khó có th đáp ng đự ả ủ ể ứ ược phương pháp mua hàng theo nhóm 1. H n n a, các đ n hàng c a Xí nghi p l i là nh ng đ n hàng theoơ ữ ơ ủ ệ ạ ữ ơ đ n, s lơ ố ượng nhi u k c hàng hoá v đ dùng hu n luy n quân đ i nh mô hìnhề ể ả ề ồ ấ ệ ộ ư
Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL
súng, l u đ n gi , đ n b n quân s hay nh ng s n ph m ph c v cho th thaoự ạ ả ạ ắ ự ữ ả ẩ ụ ụ ể nh bàn bóng , c u môn. Tuy v y, Xí nghi p cũng không th b qua m c đ linhư ầ ậ ệ ể ỏ ứ ộ ho t và nhanh g n trong phạ ọ ương pháp mua s m nhóm 1. Do đó, trong nh ng trắ ữ ường h p c p bách và đ t xu t XN v n áp d ng hình th c này, v n r t k p k ho ch s nợ ấ ộ ấ ẫ ụ ứ ẫ ấ ị ế ạ ả xu t, chi phí không quá cao mà l i không quá đòi h i nhi u v nhân l c, chi phíấ ạ ỏ ề ề ự th i gian v a ph i.ờ ừ ả
*Đ i v i nhóm 2 và 3:ố ớ
V i kh i lớ ố ượng mua l n có th giao cho ng i mua chuyên nghi p hay công tyớ ể ờ ệ cung ng đứ ược u quy n. Xét trên phỷ ề ương di n quy mô, xí nghi p đã hình thànhệ ệ nên cho mình 1 êkíp th c hi n mua s m chuyên nghi p t ngự ệ ắ ệ ừ ười tìm ki m, tínhế toán, ký k t h p đ ng đ n ngế ợ ồ ế ười th qu thanh toán và cu i cùng là ngủ ỹ ố ười nh pậ kho và b o qu n. Xí nghi p X55 s có l i h n nhi u khi ti n hành mua s m theoả ả ệ ẽ ợ ơ ề ế ắ nhóm 2 ho c 3. Kh i lặ ố ượng cung ng nhi u , cùng m t lúc trong m t kho ng th iứ ề ộ ộ ả ờ gian nh t đ nh. Các đ n hàng l n trong m t th i gian dài , ch a c n xác đ nh c thấ ị ơ ớ ộ ờ ư ầ ị ụ ể th i gian giao hàng có th r t có l i trong vi c t n d ng kh năng gi m giá, t oờ ể ấ ợ ệ ậ ụ ả ả ạ đi u ki n n đ nh kinh doanh cho ngề ệ ổ ị ười cung c p.ấ
B ph n mua s m c a Xí nghi p luôn đ t hàng trộ ậ ắ ủ ệ ặ ước không nh ng t n d ngữ ậ ụ s h p tác c a nhà cung c p mà đ m b o an toàn cho k ho ch s n xu t c a chínhự ợ ủ ấ ả ả ế ạ ả ấ ủ mình. Nh ng không ph i c đúng lý thuy t áp d ng vào th c t là đ t đư ả ứ ế ụ ự ế ạ ược hi uệ qu mong mu n mà thêm vào đó là s linh ho t, có năng l c c a b ph n muaả ố ự ạ ự ủ ộ ậ s m, không c ng nh c theo m t mô hình đã có mà tuỳ theo tình hình bi n đ ng c aắ ứ ắ ộ ế ộ ủ th trị ường nguyên v t li u, chính sách u đãi đ l p ra cho mình 1 k ho ch muaậ ệ ư ể ậ ế ạ s m đ t hi u qu cao nh t.ắ ạ ệ ả ấ
M c tiêu quan tr ng c a b ph n mua s m tr c h t là đ m b o cung c pụ ọ ủ ộ ậ ắ ớ ế ả ả ấ hàng hoá, nguyên v t li u đúng quy cách- đ y đ v s lậ ệ ầ ủ ề ố ượng, ch t lấ ượng v i giáớ c h p lý và h n n a duy trì m i quan h t t đ p v i các nhà cung ng đ m b o vả ợ ơ ữ ố ệ ố ẹ ớ ứ ả ả ị th c nh tranh lâu dài cho công ty.ế ạ
Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL
Xí nghi p th c hi n công tác mua s m theo các bệ ự ệ ắ ước sau:
- B ph n mua s m xác nh n các yêu c u t các b ph n ch c năng khácộ ậ ắ ậ ầ ừ ộ ậ ứ hay t nhân viên ho ch đ nh t n kho.ừ ạ ị ồ
- Xác đ nh các đ c tr ng k thu t và ch ng lo i thị ặ ư ỹ ậ ủ ạ ương m i c n ph i đápạ ầ ả ng.
ứ
- G p nhóm các m t hàng gi ng nhau ho c có th mua t 1 ngộ ặ ố ặ ể ừ ười cung ng.ứ - H i giá đ i v i nguyên v t li u đ c bi t.ỏ ố ớ ậ ệ ặ ệ
- Đánh giá các m t hàng v giá c , ch t lặ ề ả ấ ượng và v kh năng giao hàng. ề ả - Ch n nhà cung c p.ọ ấ
- Theo dõi xem các đ n hàng có đ n đúng h n không.ơ ế ạ
- Theo dõi vi c ti p nh n đ xem các đ n hàng đã đ n và có đ m b o ch tệ ế ậ ể ơ ế ả ả ấ lượng không.
- L u tr các tài li u v s đúng h n, giá c , ch t lư ữ ệ ề ự ẹ ả ấ ượng làm c s đ đánhơ ở ể giá nghi p v .ệ ụ
Trong khâu mua s m nguyên v t li u còn ph i phân tích giá tr c a các lo iắ ậ ệ ả ị ủ ạ nguyên v t li u. Phân tích này nh m làm gi m chi phí c a các chi ti t, b ph n,ậ ệ ằ ả ủ ế ộ ậ nguyên v t li u đậ ệ ược mua s m.Trong công tác phân tích này có giai đo n phân tíchắ ạ xem xí nghi p nên mua hay làm m t lo i nguyên v t li u nào đó. Xí nghi p có thệ ộ ạ ậ ệ ệ ể quy t đ nh xem có th c hi n ho t đ ng ch t o hay h p đ ng v i đ n v khác cungế ị ự ệ ạ ộ ế ạ ợ ồ ớ ơ ị c p v m t chi ti t , b ph n s n ph m nào đó. Trong ho t đ ng s n xu t c aấ ề ộ ế ộ ậ ả ẩ ạ ộ ả ấ ủ mình XN đã mua nh ng ph ki n l p ráp ngoài nh c vít, v h p hay m t bànữ ụ ệ ắ ư ố ỏ ộ ặ bóng bàn. Đ đ m b o cho m t bàn ph ng, nh n xí nghi p đã mua m t bàn giaể ả ả ặ ẳ ẵ ệ ặ công c a công ty C u Đu ng, đ m b o yêu c u k thu t, gi m thi u chi phí b ngủ ầ ố ả ả ầ ỹ ậ ả ể ằ ti n và th i gian. T o đi u ki n cho xí nghi p làm công vi c khác hi u qu h n làề ờ ạ ề ệ ệ ệ ệ ả ơ t mình ch t o lo i s n ph m đó. Ph n quan tr ng là đ nh n và bóng c a m tự ế ạ ạ ả ẩ ầ ọ ộ ẵ ủ ặ bàn đòi h i t n nhi u s c l c và s công phu, h n n a ph i làm đ ng b v i sỏ ố ề ứ ự ự ơ ữ ả ồ ộ ớ ố lượng nhi u nh m ti t ki m chi phí nguyên v t li u.ề ằ ế ệ ậ ệ
Báo cáo thực tập quản lý và cung ứng NVL
Nhìn chung trong công tác mua s m xí nghi p c n ph i xem xét:ắ ệ ầ ả *Mua nguyên v t li u theo ch đ đúng th i đi m.ậ ệ ế ộ ờ ể
* Nh ng đi u ký k t trong h p đ ng.ữ ề ế ợ ồ
* Đ i tố ượng mua bán : _ Tên hàng, quy cách , kích c .ỡ _ S lố ượng.
_ Hóa đ n, phi u đóng gói, nhãn hàng,b o hành.ơ ế ả * Đi u kho n ph m ch t nguyên v t li u theo tiêu chu n nào:ề ả ẩ ấ ậ ệ ẩ
_ S n ph m c p nào.ả ẩ ấ _ Ch t lấ ượng.
_ Ki m tra( Toàn di n hay ch n l c).ể ệ ọ ọ * Đi u ki n bao bì.ề ệ
* Đi u ki n giao hàng: ề ệ _ Th i h n.ờ ạ _ Đ a đi m.ị ể
_ Th i gian nguyên v t li u trên đờ ậ ệ ường. _ Th i gian làm th t c nh p kho.ờ ủ ụ ậ
* Đi u kho n thanh toán:ề ả
_ Tr ti n m t (Vi t nam hay ngo i t ).ả ề ặ ệ ạ ệ _ Tr ngay.ả
_ Tr d n.ả ầ
Công tác ti p nh n nguyên v t li u.
ỉ ế ậ ậ ệ
Có th nói ti p nh n nguyên v t li u là khâu b xung, h tr cho công tác muaể ế ậ ậ ệ ổ ỗ ợ s m nguyên v t li u. T i xí nghi p m i nguyên v t li u v đ n xí nghi p đ uắ ậ ệ ạ ệ ọ ậ ệ ề ế ệ ề